Dokumen Perpajakan yang Wajib Disimpan dan Berapa Lama

Menurut Pasal 28 ayat (11) UU KUP, wajib pajak harus menyimpan buku, dokumen, atau catatan yang menjadi dasar pembukuan atau pencatatan selama 10 tahun di Indonesia ^[1]. Kewajiban ini berlaku untuk orang pribadi yang menyelenggarakan pembukuan maupun badan, dan tidak bergantung pada ukuran usaha.

Apa yang perlu disimpan

1. Dokumen dasar pembukuan: faktur penjualan dan pembelian, kuitansi, kontrak, bukti kas dan bank, nota, dan dokumen impor atau ekspor.
2. Pembukuan dan pencatatan: buku besar, jurnal, laporan keuangan, serta catatan peredaran bruto bagi yang menggunakan pencatatan.
3. Dokumen perpajakan: bukti potong dan pungut, faktur pajak masukan dan keluaran, bukti setor, salinan SPT dan bukti penerimaan elektronik.
4. Dokumen pendukung transaksi khusus: dokumen transaksi afiliasi, perjanjian dengan pihak luar negeri, dan analisis kewajaran bila ada.
5. Dokumen yang dikelola secara elektronik, termasuk hasil pengolahan data dari aplikasi akuntansi online ^[1].

Mengapa 10 tahun

Daluwarsa penetapan pajak pada umumnya lima tahun. Namun, ketentuan penyimpanan 10 tahun mengikuti Pasal 28 ayat (11) untuk menjamin wajib pajak dapat membuktikan transaksi bila ada pemeriksaan atau permintaan klarifikasi ^[2]. Tanpa dokumen, pemeriksa dapat menetapkan pajak secara jabatan, dan beban pembuktian jatuh pada Anda.

Disimpan di mana

Dokumen harus disimpan di Indonesia, yaitu di tempat kegiatan atau tempat tinggal wajib pajak orang pribadi, atau di tempat kedudukan wajib pajak badan ^[1]. Bila Anda memakai penyimpanan awan (cloud), pastikan perjanjian layanan dan konfigurasi sistem tidak membuat Anda kehilangan akses bila pemeriksaan terjadi.

Cara mengelola arsip

1. Tetapkan kebijakan retensi tertulis: jenis dokumen, penanggung jawab, lokasi, dan masa simpan minimal 10 tahun.
2. Beri indeks per tahun pajak dan per masa: pencarian cepat saat KPP meminta data.
3. Cadangkan dokumen elektronik di lebih dari satu media, dan uji pemulihannya secara berkala.
4. Simpan dokumen asli untuk dokumen yang bukti fisiknya diperlukan, misalnya kontrak bertanda tangan basah.
5. Catat perubahan: bila dokumen dikoreksi, simpan versi sebelum dan sesudah dengan penjelasan.
6. Jaga kerahasiaan: batasi akses karena dokumen memuat data pribadi dan data keuangan.

Risiko bila tidak disimpan

Wajib pajak yang tidak menyelenggarakan pembukuan atau tidak menyimpan dokumen dapat dikenai pemeriksaan dan sanksi administrasi, serta pembukuan yang tidak lengkap dapat membuat penghasilan dihitung dengan norma atau cara lain yang tidak menguntungkan ^[2]. Selain itu, biaya yang tidak dapat dibuktikan berisiko dikoreksi dan tidak boleh dikurangkan dari penghasilan bruto.

Saran praktis

Mulailah dengan satu hal sederhana: pindai semua dokumen kertas yang menjadi dasar transaksi segera setelah diterima, beri nama berkas yang konsisten, dan simpan di dua lokasi. Setiap akhir tahun, lakukan pemeriksaan acak untuk memastikan dokumen satu tahun yang lalu masih bisa dibuka. Bila usaha Anda sedang menutup entitas atau berganti sistem akuntansi, rencanakan penyimpanan arsip 10 tahun sebelum data lama dibuang.

Sumber

1. Direktorat Jenderal Pajak, kewajiban penyimpanan pembukuan
2. Pembukuan penting bagi WP badan, dokumennya disimpan 10 tahun
3. UU KUP